Como você organiza seus contatos? Que tal fazer um inventário?

Esse “restim” de ano é um ótimo período para colocar em dia todas aquelas atividades pessoais que foram proteladas por meses. Já que você vai aproveitar essas duas últimas semanas para organizar sua vida, porque não também colocar em ordem sua rede de contatos. Essa é a melhor forma de manter seu networking sempre ativo.

Com a correria do dia-a-dia, sua agenda de contatos fica tão desorganizada quanto aquela gaveta da bagunça. Você promete para si mesmo que vai colocar a papelada em ordem, mas esse dia custa a chegar. Entretanto, nossas amizades e contatos profissionais não merecem ser tratados dessa maneira. Afinal, se você fizer isso, eles se comportarão exatamente como aquele documento que você jogou na gaveta da bagunça. Quando mais precisar dele, não vai saber aonde está.

E qual é a melhor maneira de organizar seus contatos? Minha sugestão é empregar a metodologia de inventário, que é utilizada por quem trabalha com grandes quantidades de informações, como é o caso dos profissionais de logística. Além desta metodologia, eles utilizam sistemas de controle que permitem que se encontre qualquer item no estoque rapidamente. Trazendo essas ferramentas para o controle pessoal de contatos, a solução então é criar um planilha de inventário de contatos.

Nas linhas dessa planilha estarão os nomes e nas colunas estarão todas as informações relevantes para a organização desse banco de dados. Abaixo estão algumas sugestões de campos para completar sua planilha de inventário: 

• Grupo: é como você classifica os seus contatos, seja pelo parentesco com ele ou por onde o conheceu. Pode ser, por exemplo; Família, Amigo, Cliente, Faculdade, Trabalho, etc.

• Endereço de email: é um dos dados mais úteis da planilha. Com ele, você poderá montar listas de distribuição de mensagens a partir dos grupos, utilizando filtros e outras ferramentas da sua planilha eletrônica. Assim você pode copiar os endereços da planilha e colar diretamente no campo de destinatário do email. Dica: se uma pessoa tiver mais de um endereço de email, crie uma linha para cada email repetindo o nome. 

• Celular: apesar de você já ter essa informação na agenda do seu celular ou do computador, é recomendável que você mantenha um back-up nesse inventário. Além disso, essa informação é bastante útil se o seu computador tem algum aplicativo de envio em massa de mensagens curtas de texto (SMS). Não esqueça de incluir o código da operadora e o DDD antes do número. Assim você pode copiar da planilha e colar no disparador de SMS. Você pode também adicionar uma coluna com o número de telefone fixo residencial e outra profissional.

• Empresa: é bastante útil quando você está gerenciando contatos profissionais. Se achar relevante, pode adicionar uma outra coluna com o cargo.

• Outros campos: algumas sugestões de colunas que podem ser adicionadas são data de aniversário, idioma e link para os perfis das redes sociais. Vale até criar uma coluna com notas para identificar o nível de relacionamento que você tem com aquela pessoa.

Apesar de ser mais difícil o preenchimento, quanto mais colunas, mais útil será essa ferramenta para ajudá-lo a exercitar seu networking. Começar uma planilha do zero pode ser uma atividade desencorajadora, mesmo nessa época de calmaria. Por isso, o ideal é utilizar os recursos de importação de contatos disponíveis em algumas redes, tais como LinkedIn e Plaxo, como também no Microsoft Outlook. Em todos eles é possível enviar essas informações, já no formato sugerido acima, diretamente para uma planilha de Excel. Isso vai animá-lo a concluir o inventariado.

Vamos tomar as festas de final de ano como exemplo prático de uso do seu inventário de contatos. Você pode filtrar o grupo dos Amigos, imprimir a lista com seus telefones para lembrar de ligar para cada um deles no Natal. Pode também agrupar todo o pessoal do trabalho para enviar SMS no Ano Novo. Aplicando o filtro em Idioma, você pode enviar um cartão virtual por email para todos os contatos que falam inglês. Filtrando os Clientes, pode enviar uma mensagem corporativa com os votos de Boas Festas.

Fica aqui a dica para você começar o ano com seu networking bem organizado! E para aproveitar o espaço, gostaria de desejar a você que prestigiou o blog Network-4-Sales nesses primeiros meses um Natal abençoado e um Ano Novo repleto de paz, saúde, esperança e força para enfrentar os desafios de 2011!!!